Automatische Archivierung auch im Massendruck

Automatische Archivierung auch im Massendruck
Schleupen baut DMS-Funktionalität für Energiewirtschaft weiter aus

Schon mehr als 100 Unternehmen der Energie- und Wasserwirtschaft setzen auf CS.DM, das integriert Dokumenten Management für Schleu-pen.CS auf Basis von Produkten der EASY Software AG. Damit gehört diese integrierte Lösung, das Ergebnis einer inzwischen 10 Jahre wäh-renden Partnerschaft, zu den am weitesten verbreiteten DMS-Angeboten für die Energie- und Wasserwirtschaft. Jetzt hat Schleupen die DMS-Funktionalität weiter ausgebaut. Vor allem beim Massendruck, bei-spielsweise bei der Jahresabrechnung, ist es nun noch einfacher, die entsprechenden Dokumente automatisch zu archivieren. Das Modul Schleupen.COLD, mit dem die Integration von Schleupen.CS und EASY abgebildet wird, unterstützt dabei ein neues Spoolkonzept. Darüber können die Daten für die Abrechnung auch dezentral zur Verfügung gestellt werden, beispielsweise für die Verarbeitung bei einem externen Dienstleister, der den Massendruck übernimmt. Die Archivierung wird dabei in dem Moment automatisch gestartet, in dem der Ausdruck ange-stoßen wird. Die Dokumente werden zudem künftig im ISO-zertifizierten Format „PDF/A„ archiviert. Parallel dazu baut Schleupen die Integration von EASY in das Branchenpaket Schleupen.CS weiter aus. Sämtliche Belege, die mit Schleupen.COLD, aber auch über die Office-Archivierung oder eine Scanner-Lösung archiviert wur-den, können künftig in Schleupen.CS recherchiert werden, ohne dass mit separaten Recherchemasken gearbeitet werden muss. Schon heute werden Dokumente direkt aus den einzelnen Schleupen.CS-Modulen heraus archiviert und können anschließend einfach aufgerufen werden. Damit wird nicht nur Speicherplatz in der Datenbank eingespart und die Performance entspre-chend optimiert. Die papierlose Abwicklung der Geschäftsprozesse sorgt in allererster Linie für eine Steigerung der Effizienz. So stehen Vertragsdoku-mente in der Beschaffung über CS.BE ebenso per Mausklick zur Verfügung wie Angebote im Modul CS.CR, einzelne Belege in der Finanzbuchhaltung CS.FB oder Abrechnungen im Modul CS.VA Vertragsabrechnung. Auch das Geoinformationssystem kann mit Hilfe des Moduls GIS.Link mit dem Archiv verbunden werden. Damit kann man beispielsweise direkt aus der Archivie-rung auf die zur Liegenschaft gehörigen Geoinformationen zugreifen, aber auch umgekehrt aus dem GIS auf die zu einer Liegenschaft gehörenden Dokumente.

Mit Hilfe des in Schleupen.CS integrierten Workflowsystems lassen sich aber auch zahlreiche weitere Prozesse integriert mit EASY-archiv abbilden. Bei-spielsweise der Post- oder der Rechnungseingang. Je nachdem, wie diese Prozesse im Unternehmen ablaufen, kann dabei genau gesteuert werden, welche Dokumente wann und wie im Archiv abgelegt werden. Damit lässt sich eine absolut revisionssichere Archivierung umsetzen. Das auf Papier und Aktenordnern basierende Altarchiv wird so endgültig aufgelöst.

Das integrierte Dokumenten Management System CS.DM ist modular aufge-baut und kann je nach den Anforderungen und Prozessen des Unternehmens ganz individuell implementiert werden. Die Installation ist damit bei Bedarf jederzeit erweiterbar, beispielsweise um eine Anbindung an das Gehaltsab-rechnungsmodul CS.LG oder mit dem Modul GIS Link Archiv.

Weitere Informationen:
Schleupen AG - Martina Nawrocki
Albert-Einstein-Str. 7 - 31515 Wunstorf
Tel.: 05031 963 330 - Fax: 05031 963 295
info@schleupen.de - http://www.schleupen.de

Die Schleupen AG, gegründet 1970, erwirtschaftete im Jahr 2005 mit rund 350 Mitarbeitern einen Umsatz von 47 Millionen Euro. Größter Bereich innerhalb der Schleupen AG ist „Utilities„, der mehr als 300 Unternehmen aus der Energie- und Wasserwirtschaft zu seinen Kunden zählt. Im Segment der Energiewirtschaft ist Schleupen einer der wenigen Anbieter, der eine durchgängige Komplettlösung anbietet, die vom Energiedatenmanagement über das Billing bis hin zu den betriebswirtschaftlichen Anwendungen oder der Materialwirtschaft reicht. Darüber hinaus ist Schleupen in den Zielmärkten „Tax & Finance„ vertreten. Hier bietet das Unternehmen neben einer Branchenlösung für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer auch ein System für das Risikomanagement, mit dem sich Schleupen sowohl im Mittelstand als auch bei großen Konzernen etablieren konnte.